Der Weg zum papierlosen Büro

Warum es wichtig ist, sehr bewusst und sparsam mit Papier umzugehen, darüber habe ich schon geschrieben (Papier ist nicht gleich Papier).

Nun habe ich einen kleinen Workshop von Andrea Kaden, Zeitgewinn Hamburg zum Thema: »Papierloses Büro – Mobilität ist die Devise« mitgemacht.

Der Begriff »papierlos« ist irreführend, denn im Englischen heißt es »paperless« und meint eben die konsequente Reduktion des Papiereinsatzes.

Wichtige Argumente für ein möglichst wenig Papier verbrauchendes Büro sind neben der Einsparung von Ressourcen und der damit verbundenen Umweltschonung:

  • Einsparungen bei Papier, Druckkosten und dem Postversand
  • der Platz und die Kosten für Aufbewahrung und Archivierung werden reduziert
  • die Suche nach Dokumenten wird einfacher und schneller
  • auf digitale Dokumente lässt sich auch von unterwegs aus zugreifen
  • die Zusammenarbeit von mehreren Personen ist durch digitale Dokumente flexibel und ortsunabhängig möglich

Der erste Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro muss natürlich die Bereitschaft sein etwas verändern zu wollen. Man muss bereit sein Entscheidungen zu treffen und unwichtige Informationen loslassen zu können. Außerdem muss man dazu bereit sein seine alten Arbeitsgewohnheiten zu überprüfen und gegebenenfalls zu verändern.

Reduzieren, Weiterverwenden/Wiederverwenden und Recyceln ist das Motto! (Oder in Anglizismen ausgedrückt: Reduce, Re-Use, Recycle!)

An erster Stelle steht die Überprüfung und Hinterfragung des eigenen Umgangs mit Papier. Wo verwende ich Papier und an welchen Stellen ist es möglich welches einzusparen? Was, wie und worauf drucke ich aus?

Ich z.B. muss meine Arbeit, wenn ich eine Drucksache gestalte, auch wenigstens einmal am Ausdruck überprüfen. Ganz bewusst drucke ich dann zu einem möglichst späten Zeitpunkt aus und ich verwende für solche Drucke oft Rückseiten von schon bedruckten Papieren, meist von Werbeanschreiben oder ähnlichem.

Als nächsten Schritt sollte man ein konkretes Ziel formulieren und einen Zeitplan dazu erstellen. Auch mit dem Thema Aktenplan/Datenstruktur sollte man sich unbedingt auseinandersetzen.

Für ein papierloses Büro benötigt man natürlich auch noch bestimmte Hard- und Software. Insbesondere für die Software gibt Frau Kaden viele wertvolle Tipps, welche verschiedenen Werkzeuge es gibt, um komfortabel auf Papier und Gedrucktes verzichten zu können. Auch mit den gesetzlichen Vorschriften rund um die elektronische Rechnung kennt sie sich aus.

Der Workshop hatte bei mir den Effekt, dass ich mal die Ordner aus meinem Studium, die ganz hinten im Schrank standen hervorgeholt habe. Die Ordner hatte ich aufbewahrt, weil man das, was da drin steht, ja schließlich noch mal gebrauchen könne. Letztendlich habe ich natürlich nie wieder hineingesehen und jetzt habe ich mich endlich von ihnen getrennt. Und das war erst der Anfang …

Informationen zum Workshop
Blog von Andrea Kaden rund um das Thema

Unsere »Punktum. punktgenau sparen«-Anleitungen zum doppelseitigen Drucken
für Mac
für Windows

Unsere »Punktum. Spezialaufkleber« für den Fall, dass Sie keinen Duplexdrucker haben

 

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